Schnitt auf Zeit zurück verbracht Senden und Empfangen von E-Mail

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E-Mail kann die Kommunikation zu erleichtern, aber es kann auch Ihre Zeit ablaufen lassen. Erfahren Sie, wie eingehende E-Mails zu verarbeiten und zu schreiben abgehende E-Mails, um Zeit zu sparen.

Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2005 ergab, Mitarbeitergespräche, die Zeit verschwendet auf E-Mail, ein Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern verursacht schätzungsweise $ 152 Millionen Löhne pro Jahr zu verlieren.

E-Mail hat eindeutig seine Schattenseiten. Unklare E-Mails ablenken Mitarbeiter von wichtigen arbeitsbezogene Aufgaben, Cloud-Kommunikationskanäle, und oft zusätzliche Arbeit schaffen. Vermeiden Sie die Gefahren der E-Mail, indem Sie die folgenden Vorschläge.

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Es gibt viele Arten von E-Mail-Nachrichten, die Ihre Zeit verschwenden. diejenigen, die

Um und Prozess-E-Mails effizient zu lesen, müssen Sie auf zwei Dinge konzentrieren – die Botschaft von der E-Mail herauszufinden (oder fehlende) und die Entscheidung über das weitere Vorgehen in Reaktion zu nehmen.

Schritt 1: Herauszufinden, die Nachricht (oder fehlende)

Wenn Sie eine neue E-Mail lesen, nehmen Sie so wenig Zeit wie möglich, um herauszufinden,

Dies wird Ihnen helfen festzustellen, was die Botschaft von der E-Mail ist, und wie wollen Sie reagieren zu können. Das heißt, wenn Sie in erster Linie zu reagieren möchten.

Es ist besonders wichtig zu beachten, wenn der Sprecher ein oder mehrere Dinge tut, die Sie in verschwenden wertvolle Zeit locken können, wie zum Beispiel

In solchen Situationen, besonders vorsichtig sein, auf effektive Weise zu reagieren, wie viel Zeit Sie auf der Kommunikation verbringen ein Minimum reduziert. Denn es ist einfach, die über mehrdeutige E-Mail-Szenarien ablaufen Ihre Zeit zu lassen.

Schritt 2: Entscheiden Sie sich für welche Maßnahmen zu ergreifen

Nachdem Sie wissen, was die Nachricht über ist, herauszufinden, die produktivste Art und Weise heraus zu reagieren. Hier sind einige typische Antworten

Schritt 3: Get Back on-Task

Am wichtigsten ist, nachdem Sie auf eine E-Mail antworten (was nicht reagiert und stattdessen das Löschen der Nachricht bestehen kann), müssen Sie wieder auf die Aufgabe zu bekommen. Fahren Sie mit dem nächsten E-Mail in Ihrem Posteingang warten, oder Gänge schalten und sich wieder auf tatsächlich Arbeit zu tun, anstatt die Reaktion auf andere Menschen die Anfragen.

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Darüber hinaus gibt es viele Arten von E-Mail-Nachricht senden, dass Ihre Zeit verschwenden. diejenigen, die

Um E-Mails zu schreiben, die auf lange Sicht Ihre Zeit nicht (nicht der Empfänger Zeit zu schweigen), müssen Sie auf fünf Dinge zu konzentrieren: eine klare Botschaft zu kommunizieren, Ihre Empfänger nehmen umsetzbare Schritte anfordert, gute Struktur, Bearbeitung bevor Sie schlagen senden und effektiv Follow-up.

Schritt 1: Löschen Sie auf Ihre Nachricht

Bevor Sie auch eine E-Mail verfassen, müssen Sie kristallklar auf die Nachricht zu bekommen. Bestimmen

Hier sind einige der häufigsten Gründe, E-Mail senden

In allen diesen Beispielen, mit Ausnahme der letzten, möchten Sie Ihren Empfänger einige Maßnahmen zu ergreifen (auch wenn das für Sie nur beantwortet werden können).

Manchmal ist die Aktion nicht wie eine Aktion zu sein scheinen. Vielleicht möchten Sie

In jeder dieser Situationen, doch sagen Sie nicht der Empfänger eine bestimmte Maßnahmen zu ergreifen. Es wird jedoch angedeutet, dass sie nicht alle Maßnahmen zu ergreifen sind, zu erwarten, solange Sie die E-Mail ordnungsgemäße Schließung geben, oder zumindest durch Ihren Namen zu unterzeichnen. Sie verstehen, dass die Kommunikation einfach mit Ihrer E-Mail beenden können, dass sie nicht brauchen, zu reagieren.

Schritt 2: Fordern Sie Ihre Empfänger nehmen umsetzbare Schritte

Um eine effektive E-Mails schreiben, die Sie Zeit sparen, müssen Sie sie umsetzbare machen. Und Sie müssen sicherstellen, dass der Empfänger über das weitere Vorgehen klar ist, wird von ihnen erwartet wird.

Wenn Sie sich nicht für dieses Ziel, sondern versuchen, Ihre Lebensgeschichte zu formulieren oder zu erklären, warum Sie für die nächste iPhone-Modell der Hand halten, aus, anstatt die spätestens einen bekommen, können Sie über das spart Zeit vergessen, weil Brieffreund schriftlich eine nimmt viele Gedanken und Zeit.

Konzentrieren Sie sich auf der folgenden, wenn zu machen E-Mail umsetzbare

Seien Sie proaktiv und durchsetzungsfähig, wenn umsetzbare Schritte skizziert. Vermeiden Sie fragen offene Fragen, es sei denn es gibt keine andere Option. Da offene Fragen sind das Gegenteil von strafbaren Inhalt.

Hier sind einige Beispiele

Sie halten E-Mail umsetzbare durch klare Anweisungen für den Leser die Bereitstellung und den Inhalt umsetzbare und nicht mit offenem Ende zu halten.

Am wichtigsten ist, müssen Sie sicherstellen, dass das, was Aktion, die Sie von Ihrem Leser erwarten ist klar kommuniziert. Gehen Sie nicht davon sie wissen, dass Sie in dieser Woche eine Sitzung einrichten wollen nur Sie Ihre freie Zeiten bieten. Gehen Sie nicht davon sie wissen, welche Aufgabe Aufgabe Ihre Reihe von Anweisungen gilt. Geben sie ausdrücklich und bitte lassen Sie sie wissen, was Sie tun wollen.

Schritt 3: Erstellen gute Struktur

Man Sie haben Ihre Botschaft klar definiert und Sie haben es umsetzbare gemacht, es ist Zeit, es so zu organisieren, dass Klarheit und Ihre umsetzbare Anforderungen zu vermitteln.

Die Absätze: Eine allgemeine Regel ist, den Absätzen unter fünf Sätze zu halten. Es ist nicht nur schwierig, auf lange Absätze, während Web-Lesen zu konzentrieren, aber klobig Absätze geben den Empfänger Gelegenheit Fokus zu verlieren und vielleicht auf die wichtigsten Punkte verpassen. Dies führt dann zu schlampig oder redundante Antworten, die den Kommunikationskanal Wolken.

Sätze: Verwenden Sie die aktive Stimme, wenn Sätze zu schreiben. Halten Sie Sätze kurz und auf den Punkt. Vermeiden Sie auf Tangenten abgehend oder unnötig zu erklären Ihre Argumentation oder Gefühle über Dinge. Stattdessen halten Sie sich an die Fakten und welche Maßnahmen Sie verlangen, dass Ihre Empfänger nehmen.

Wörter: Versuchen Sie nicht, große Worte oder Slang zu benutzen, es sei denn, Sie Ihr Publikum kennen sie verstehen. Vermeiden Sie Witze und kulturelle Referenzen, die falsch verstanden werden könnte, weil alles, was leicht ein potenzielles Hindernis für eine effektive Kommunikation ist falsch interpretiert werden kann.

Vermeiden Sie zusätzliche Wörter und Sätze der Qualifikation. “Angesichts der derzeitigen Situation, in der dies derzeit geschieht, denke ich, dass es klug sein könnte …” ist eine qualifizierte Aussage, dass nicht nur Abfälle Worte und Zeit, sondern von der realen Nachricht ablenkt. Stattdessen geben Sie nur Ihre Empfehlung, ohne es zu qualifizieren zu müssen.

Ein weiteres Beispiel: “Ich habe mich gefragt, ob ich Sie fragen könnte …” diesen Satz ausschneiden und einfach die Frage stellen. Es wird auch Ihr Vertrauen zu erhöhen, weil Sie nicht unbewusst die Erlaubnis proaktiv zu kommunizieren sucht.

Zeichensetzung: Halten Sie Interpunktion einfach. Qualifikation Wörter und Phrasen sind nur dann effizient, wenn Höflichkeit mit jemandem auf die Einleitung Kommunikation aufzubauen verwendet Sie möchten mit einem geschäftlichen oder persönlichen Beziehung zu haben. In solchen Fällen wollen Sie nicht unbedingt auf die bevorstehenden sein, aber einige Höflichkeitsfloskeln zu zeigen Respekt für ihre Zeit.

Minimieren Sie Kommas verwenden – dies natürlich hilft Ihnen, Sätze kurz. Vermeiden Sie faul Text inspirierte sprechen, mit übermäßigen Gebrauch von Punkt-Punkt-Punkt und konsekutive Komma. Stattdessen Ihre Sätze mit der richtigen englischen interpunktieren und Kontraktionen nutzen, wenn es Sinn macht, weil sie bessere Lesefluss zu machen.

Darüber hinaus betrachten Listen mit Aufzählungspunkten unterstreichend, und eine gestrichelte Linie mit großen Abschnitten zu brechen (die einen oder mehrere Absätze umfassen können).

Kugel-Punkte und Abschnittsumbrüche verbessern Web-Lesbarkeit, sowie Hilfe Sie Ihre Botschaft organisieren deutlicher.

Schritt 4: Bearbeiten Vor dem Senden

Bevor Sie eine E-Mail senden, nehmen Sie 1-2 Minuten, um es laut vorzulesen. Dies wird dazu beitragen, Fehler zu fangen oder zu bemerken unbeholfen Teile, die Sie in Person normalerweise nicht sagen würde. Isolieren Sie diese zusätzlichen Wörter und vereinfachen Interpunktion entfernt. Kugel aus Listen und schneiden auf den Absätzen.

Wenn Sie die folgenden Fragen mit “ja” beantworten können, dann sind Sie bereit, auf “Senden” zu schlagen

Schritt 5: Follow Up Effektiv

Darüber hinaus proaktiv mit Ihrer E-Mails Follow-up. Wenn jemand auf eine direkte Anfrage nicht reagiert, verschwenden keine Zeit fragen, was passiert ist. Verwenden Sie stattdessen eine höfliche, aber direkte Follow-up-E-Mail zu lesen, mit ihnen senden. Anwendung der Grundsätze oben aufgeführt sind. Und nicht zu viel Zeit zu verschwenden versucht, eine Antwort zu erhalten, wenn der Empfänger nicht mit Ihnen kommuniziert, wissen, wann sich zu bewegen oder sie in Person nähern statt.

E-Mail können Sie eine Menge Zeit sparen, wenn Sie wissen, wie es effizient zu nutzen. Und dies gilt sowohl für das Senden und Empfangen von Nachrichten.

E-Mail wird am besten umsetzbare Nachrichten zu liefern, die über Schrift angemessen kommuniziert werden. Wenn Sie die Vorteile von E-Mail übernehmen und die vielen zeitraubenden Fehler zu vermeiden, dient es als mächtiges Werkzeug.

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